Previous Topic

Next Topic

Book Contents

Book Index

Faktura VAT

Uruchomienie opcji jednym z trzech sposobów

  1. Z menu głównego OBROTY - OBROTY -FAKTURA VAT.
  2. Z menu głównego ikon IKONAkartkaF.
  3. Wykorzystując skrót klawiaturowy CTRL + F.

Wystawianie faktury rozpoczynamy od wypełnienia podstawowych danych tj.

W trzech pierwszych polach możemy posłużyć się BUTTONtrojkat. Kliknięcie tego znaczka spowoduje: w pierwszym przypadku wyświetlenie listy magazynów, w drugim kalendarza, a w trzecim wykazu grup kontrahentów. Także przy wyborze akwizytora możemy posłużyć się ikoną BUTTONtrojkat, dzięki której wyświetlony zostanie wykaz akwizytorów. Do wyboru konkretnego kontrahenta ( jeśli nie znamy jego kodu) służy nam ikonaBUTTON3kropki, klawisz F12 lub klawisz ENTER. Na ekranie pojawi się lista wszystkich wprowadzonych w danej grupie odbiorców lub/i dostawców.

W oknie z listą kontrahentów, możemy znaleźć także kilka innych istotnych informacji. Wystawiając fakturę odbiorcy, który już niejednokrotnie kupował od naszej firmy towar, warto sprawdzić, czy wywiązuje się np.: z płatności lub ile w danym roku zakupił towaru. Aby poznać szczegóły kontaktów handlowych z danym odbiorcą, nie musimy szukać odpowiednich opcji w programie, wystarczy skorzystać z ikon umieszczonych w oknie kontrahenci. Są to:

IKONAnotes2lub F6

Wykaz faktur kontrahenta. Zobacz także Rejestr Sprzedaży.

IKONAbudzik1lub F7

Kartoteka rozrachunkowa kontrahenta. Zobacz także Rozrachunki.

IKONAbudziklub F8

Wykaz sald nierozliczonych bieżącego kontrahenta.

Ponadto w oknie znajdują się jeszcze dwie ikony, które pozwalają na skorygowanie danych słownikowych IKONAokno oraz ułatwiają wyszukiwanie według aktualnego indeksu IKONAlornetki.

Pamiętajmy, że aktualny indeks, to kolejność, według której ułożone są pozycje na ekranie. Jeśli więc, rekordy przedstawione są alfabetycznie według skrótów, nie możemy wyszukać klienta stosując numer NIP, wtedy należy wcześniej zmienić ustawienie kolejności. Po kliknięciu BUTTONtrojkat znajdującego się za polem kolejność, otrzymamy listę możliwości ustawień. Wybieramy jedno spośród ułożeń według: kodów, skrótów, Nazw, Miast lub NIP-ów.

Warto dodać, że jeśli nie znajdziemy odpowiedniej pozycji z listy wszystkich kontrahentów, możemy założyć nowego odbiorcę, w tym miejscu. Aby to zrobić wystarczy nacisnąć klawisz INSERT, a później wprowadzić odpowiednie informacje.

Po wprowadzeniu danych lub wybraniu już istniejącej pozycji klikając myszką lub naciskając klawisz ENTER, przenosimy ją do nagłówka wystawianej faktury.

Mamy już wprowadzony numer magazynu, datę oraz wybranego odbiorcę i akwizytora. Możemy, (lecz nie musimy) podać również treść, która wydrukowana zostanie na dokumencie WZ. Pod nią znajduje się nazwa, adres oraz NIP odbiorcy. Jeśli wszystko jest prawidłowe możemy przystąpić do dalszej części wystawiania faktury, czyli wyboru odpowiednich pozycji z zadeklarowanego magazynu. Klikamy klocek Dalej lub naciskamy klawisz ENTER. Oczywiście, jeśli kursor znajduje się w innym miejscu (a nie na wspomnianym klocku), należy kilkakrotnie nacisnąć ENTER aż do otworzenia głównej partii okna.

Przystępujemy do wprowadzania pozycji faktury klikając IKONAkartkaPusta (menu ikon okna), naciskając klawisz INSERT lub ENTER.

GMoknoFaktura

Następnie wypełniamy pozycje dokumentu. Dla każdej z nich należy podać następujące wartości: (Można korzystać z podpowiedzi F12 lub BUTTONtrojkatlubBUTTON3kropki.)

Po wybraniu odpowiedniej pozycji na ekranie wyświetlona zostanie jego cena zbytu Netto, nazwa, opis (kartoteki szczegółowej, jeśli został wprowadzony), jednostka miary oraz stany pośredni oraz magazynowy.

Przypomnienie:

Kolejne pola w oknie edycyjnym zatwierdzamy klawiszem ENTER. Tym sposobem przechodzimy do pola ilość, gdzie podajemy odpowiednią liczbę. Następna informacja to cena Netto. Możemy zatwierdzić tą proponowaną przez program lub zmienić ją na dowolną. Jeśli klient "zasługuje" na Rabat, w następnym polu podajemy jego procentową wartość. Jeżeli nie chcemy udzielić rabatu akceptujemy 0%. Kliknięcie klocka ZAPISZ lub przejście klawiszem ENTER do tego miejsca spowoduje dopisanie bieżącej pozycji do wystawianej właśnie faktury.

W dolnej linii okna na bieżąco aktualizowane są (po każdej dopisanej, poprawionej lub skasowanej pozycji) wartości wystawianego dokumentu: według cen netto, razem VAT, razem opakowania oraz ogółem do zapłaty. Sumowana jest również ilość pozycji w dokumencie.

UWAGA

Kasowanie pozycji w dokumencie wykonujemy klawiszem DELETE lub CTRL + DELETE. W zależności od wersji programu. Po potwierdzeniu pozycja zostanie skasowana i automatycznie zmienią się wartości dokumentu.

Po pozycjach w dokumencie poruszamy się klawiszami sterującymi (strzałkami) lub myszką. Aby zmienić coś w danej pozycji wystarczy ustawić na niej kursor a następnie nacisnąć klawisz ENTER lub kliknąć IKONAokno.

W oknie znajduje się kilka dodatkowych ikon, ułatwiających nam pracę. Po pierwsze możemy wybrać jedną, z kilku kolejności przedstawiania pozycji na ekranie. Wybieramy spośród:

Oprócz poznanych już wcześniej ikon, na wspomnianym pasku narzędziowym bieżącego okna znajdziemy również:

IKONAklockilub F12

Koszyk

Nie bez kozery opcja ta nazwana została koszykiem. Obsługa uruchomionego okna polega na poruszaniu się wśród dostępnego asortymentu (jak w sklepie) i "wkładaniu" poszczególnych asortymentów do podręcznej tabeli (koszyka).

Okno koszyka składa się z Menu Okna, Menu Ikon oraz trzech bloków.

GMkoszyk

W oknie A znajduje się wykaz asortymentów z wybranego (wcześniej) magazynu. Są to dane z kartotek głównych, które oprócz symboli, nazw, cen zbytu, ilości zamówionego towaru itd..., zawierają także stan magazynowy oraz stan bieżący, czyli ilość towaru wolnego od jakichkolwiek operacji (bufor, inny komputer w sieci itd...). W dolnej linii tego bloku znajduje się wyszukiwarka pozycji. Pamiętajmy, że wpisujemy wartość zgodną z zadeklarowanym indeksem (czyli wybraną kolejnością). W kolejnym bloku - B znajdują się kartoteki szczegółowe bieżącej pozycji (czyli tej z bloku A). Również i tutaj znajdziemy szereg informacji mogących wspomóc nas przy sprzedaży. W bloku tym znajdują się 3 ikony. Pierwsza z nich to IKONAkartkaZaznacz. Gdy jest "kliknięta", czyli wygląda na wciśniętą, wtedy w bloku B pojawiają się tylko te kartoteki, których stan magazynowy jest większy od zera. Kolejna ikona IKONAkartkaOdznacz, odpowiada za wyświetlenie wszystkich kartotek szczegółowych. Ostatnia ikona IKONAstrzalkaPrawochowa blok B, czyli wykaz kartotek szczegółowych bieżącego rekordu. Aby przywrócić blok B wystarczy w menu wybrać opcję WIDOK- Pokaż kartoteki szczegółowe lub przesunąć prawą ramką bloku A w lewą stronę (chwytamy myszką panel prawej ramki bloku A). Blok C natomiast to nasz koszyk. Do niego wkładamy kolejne sprzedawane pozycje. Umieszczamy je, dwukrotnie klikając wybraną pozycję lub po prostu naciskając klawisz ENTER. W tym momencie program wyświetli w centralnym miejscu, okienko, w którym należy podać ilość sprzedawanego towaru, zatwierdzić lub wprowadzić nową cenę zbytu oraz ewentualnie wpisać rabat. Kliknięcie klocka OK lub naciśnięcie klawisza ENTER, zatwierdza pozycję do koszyka. W tym momencie wartość faktury jest przeliczana i uaktualnione kwoty podane są w dolnej linii okna.

Jeśli profil prowadzonej przez naszą firmę działalności nie wymaga prowadzenia kartotek szczegółowych, wtedy do koszyka wysyłamy pozycje prosto z kartotek głównych, czyli z bloku A.

Na koniec jeszcze kilka informacji:

  1. Każda wybrana do koszyka pozycja jest automatycznie wprowadzana do faktury.
  2. W Menu Głównym w opcji WIDOK znajdują się ustawienia filtrów wyświetlania kartotek, zarówno głównych jak i szczegółowych. Możemy wybrać tylko pozycje większe od zera lub wszystkie

.

IKONAkartotekaRozdzkalub F7

Bufor

Każdy dokument możemy tymczasowo przechować bez zapisu. Ilości zostaną zdjęte ze stanu bez ostatecznego rozliczenia z magazynem i bez wystawienia faktury lub rachunku. Do dokumentów z bufora możemy powrócić w każdej chwili i zapisać je oraz wydrukować. Dostęp do wszystkich przechowywanych faktur mamy w opcji OBROTY - Obroty - POWRÓT DO DOKUMENTU.

Bufor możemy wykorzystać np.:

itd.

IKONAdyskietkalub F2

Zapisz

Aby dokument został zapisany i wydrukowany musimy podać kilka informacji. (Okno do ich wpisania pojawi się po kliknięciu ikony lub naciśnięciu klawisza.)

Informacje podawane w oknie Zapis dokumentu, pogrupowane zostały tematycznie. Część z nich została wprowadzona automatycznie.

Daty faktury

Data wystawienia i data sprzedaży - podpowiadane są automatycznie na podstawie wprowadzonej na samym początku rejestrowania faktury. W polu Data sprzedaży należy wpisać faktyczną datę sprzedaży, jeżeli jest ona inna niż data wystawianego dokumentu.

Płatnik, Nabywca

Grupa, Kod kontrahenta, skrót, Osoba upoważniona do odbioru Faktury oraz pełny adres z polu MEMO. - Program automatycznie wypełnia pola na podstawie wprowadzonego na początku rejestrowania faktury kodu.

Osoba upoważniona do odbioru Faktury VAT - W polu tym wstawiana jest treść (nazwisko), jaka wpisana została w opcji SŁOWNIKI - Kontrahenci, przy danym kodzie, ale gdy chcemy, aby na fakturze pojawiło się inne nazwisko należy je tutaj wprowadzić.

Odbiorca

Dane również wypełniane automatycznie, które jednak należy zmienić, jeżeli płatnikiem jest ktoś inny niż odbiorca.

Zapłata

Mamy do wyboru kilka sposobów zapłaty. Wybieramy odpowiedni, a następnie, jeśli zachodzi taka potrzeba, wprowadzamy również termin płatności wyrażony liczbą dni.

Jeśli za fakturę przyjmujemy gotówkę, kwota Brutto podawana jest automatycznie. Możemy ją jednak zmienić, jeśli zapłata jest częściowa. Ponadto może się również zdarzyć, że faktura będzie zapłacona gotówką, ale dopiero za kilka dni, wtedy wybieramy kolejno: Gotówka, ilość dni terminu płatności oraz proponowaną kwotę zmieniamy na ZERO. Gdy tego nie zrobimy i zaakceptujemy proponowana kwotę, program automatycznie wystawi dokument KP oraz dopisze tą kwotę do Raportu kasowego po stronie przychodów. Ponadto przeprowadzony zostanie rozrachunek w wyniku, którego zniknie saldo, które w rzeczywistości powinno istnieć do czasu faktycznej zapłaty. Wynik takiego postępowania: MANKO w kasie !!!!!!!!.

Pamiętajmy o tym w naszej pracy, ponieważ komputer nie wie, co operator ma na myśli i w jaki sposób umawia się z klientem.

Komentarz

Do dyspozycji mamy dwie linie, w których możemy umieścić komentarz do faktury. Przykład:

Jeśli wybierzemy w sposobie zapłaty pozycję Inne, możemy wówczas wykorzystać pole komentarza, aby opisać sposób zapłaty. Np.: Zapłata częściowa: Gotówka 50 zł, Kompensata 60 zł, Czek 200 zł.

Akwizytor

Wybieramy odpowiedniego akwizytora posługując się dostępną listą.

Wartość dokumentu

W polach umieszczonych w tej grupie znajdują się wszystkie sumy z całej faktury, netto, brutto, oraz poszczególnych stawek VAT.

Po uzupełnieniu danych w tym oknie, klikamy klocek BUTTONdalej, który otworzy nam okno z kolejnymi parametrami. Znajdziemy tutaj numer dokumentu wewnętrznego, numer faktury, a także:

Na koniec kilka uwag.

  1. Liczba kopii drukowanych dokumentów proponowana jest automatycznie na podstawie danych, wprowadzonych w Parametrach Systemu.
  2. Znak BUTTONfajka oznacza aktywny do wydruku.
  3. W pozycji 7. Wyłącz/włącz drukowanie dokumentów znakBUTTONfajka oznacza włączenie.
  4. Możemy wydrukować wszystkie w/w dokumenty albo niektóre z nich. Odpowiednie należy zaznaczyć klawiszem SPACE lub kliknięciem myszki.

Po wypełnieniu okna klikamy klocek BUTTONzapisz. Po potwierdzeniu zapisu na ekranie pojawi się standardowe okno Windows-owe dialogowe drukarki. Zobacz opcja Ikony do obsługi baz danych.

W polu Numeru Dokumentu WZ program podpowiada nam kolejny, ale możemy go zmienić na inny. Obok znajduje się numer Faktury lub Rachunku. Jeżeli w parametrach ustawiliśmy numerację faktur ręczną wówczas musimy wpisać numer faktury lub rachunku w przeciwnym wypadku zrobi to za nas program. W tym miejscu mamy jeszcze możliwość zrezygnowania z zapisu (np.: gdy klient nagle zdecyduje się coś jeszcze dokupić). Należy wybrać albo ZAPISZ albo WYJŚCIE. Po wybraniu zapisu Otrzymamy zaznaczone wydruki, stany zostaną uaktualnione, a dokument zostanie zapisany.

ESC - Wyjście. Jeżeli potwierdzimy zamiar opuszczenia dokumentu, to wszelkie wprowadzone operacje zostaną anulowane.

Zobacz także

TGSoft

Obroty podstawowe

Faktura do dowodów WZ

Paragon

Korekty Sprzedaży

Ręczne Korekty Sprzedaży

Zwrot Paragonu

Zwrot Sprzedaży Wewnętrznej

Poprawa Faktury

Powrót do Dokumentu - Bufor

Dokumenty Magazynowe- Rejestrowanie